Какие документы нужно оформлять фрилансеру

Какие юридические документы для фрилансера необходимы, чтобы защитить себя? Так ли необходимо открывать свое ИП? Какие документы необходимы для работы с клиентами? Узнаем ответы на эти и многие другие вопросы в этой статье.

Кого называют фрилансерами?

К этой категории могут быть причислены блогеры, художники, веб-дизайнеры, свободные программисты, журналисты, копирайтеры, коллекционеры, водители частных такси, инструкторы по фитнесу, учителя йоги, организаторы мероприятий, переводчики, няни, уборщицы, писатели, тренеры, коучи, ведущие авторские мастер-классы, и другие самозанятые люди.

Как они выстраивают рабочие процессы?

Обычно они ищут работу и клиентов в Интернете. Фрилансеры сгруппированы на специализированных порталах – биржах, а многие из них имеют свои собственные сайты или страницы в социальных сетях с портфолио и описанием услуг. Гонорары они получают переводом на электронный кошелек различных платежных систем или на банковскую карту. Этот способ оплаты удобен клиенту и исполнителю, поскольку никому не приходится никуда ехать.

Юридически отношения между фрилансером и работодателем чаще всего не оформляются.

Тем не менее, когда заказов становится много, человек начинает задумываться о легализации своих доходов и о том, что ему, возможно, пора платить налоги.

Это нужно обязательно делать в том случае, если фрилансер занимается предпринимательством и получает в результате систематический доход. Законодательство выделяет четыре минимальных критерия разграничения такой деятельности и разовых сделок:

• изготовление или приобретение имущества с целью последующего получения прибыли от его использования или реализации (например, аренда помещения, мастерской, гаража для выполнения заказов, покупка техники – грузовика, профессионального оборудования);
• учет хозяйственных операций, связанных с осуществлением сделок (это когда клиентов становится много и вы ведете списки, тетрадки, заметки в электронном виде, где отмечаете, когда вам выполнить заказ, кто и сколько должен, срок исполнения очередного заказа, кому и какую сумму вы должны);
• взаимосвязанность всех совершенных в определенный период времени сделок (когда вы десять раз в неделю покупаете по карточке краски в строительном магазине, и так целый год);
• устойчивые связи с продавцами, покупателями, прочими контрагентами (то есть долгосрочные отношения с заказчиком, когда одно и то же юридическое лицо регулярно высылает вам одну и ту же сумму, и таких лиц три-пять).

Неуплата налогов и занятие предпринимательской деятельностью без образования юридического лица чреваты штрафами, налоговой, административной и даже уголовной ответственностью. Чтобы избежать такого наказания, надо платить налоги. Когда это нужно делать и что будет, если этого не сделать?

Платить или не платить налоги?

Если вы решаете не платить налоги, то должны осознать, что этот способ существования незаконный. Риски при таком выборе – возможность привлечения к ответственности со стороны налоговой инспекции, отсутствие отчислений на пенсионное страхование и других страховых отчислений, отсутствие официального места работы. Если же заниматься фрилансом вы начали недавно, у вас нестабильный и нерегулярный заработок, который составляет 3–5 тыс. руб. в месяц, то вероятность, что налоговый инспектор придет к вам с проверкой, минимальна.

Когда доходы стали регулярными и вы получаете ежемесячно значительные суммы, тогда неуплата налогов может стать для вас серьезной проблемой.  Довольно непросто разграничить значительные суммы от незначительных. Важно помнить, что любой банк обязан сообщить в налоговую инспекцию об операциях по счету, которые представляют собой снятие 600 тыс. руб. одновременно или 3 млн руб. в течение одного года. Дополнительные вопросы возникнут сначала со стороны банка, а затем и проверяющего органа при регулярном снятии денег со счета крупными суммами.

Налоговая инспекция или полиция может также проявить интерес к вашей работе, когда будет проверять крупного заказчика, с которым вы сотрудничаете, и обнаружит в его расходах регулярные немаленькие перечисления на карту. Вами могут заинтересоваться налоговые органы при совершении покупки недвижимости или автомобилей. Гораздо дешевле прийти к адвокату, описать свою деятельность, реальный и предполагаемый доход и получить подробную консультацию о размере и необходимости уплаты налогов, возможных рисках и законных способах зарабатывания денег.

Как это сделать?

Если вы решили в любом случае заплатить налоги и спать спокойно, то смело отправляйтесь в налоговую инспекцию по месту вашей постоянной регистрации. Там вам нужно будет заполнить налоговую декларацию 3-НДФЛ по налогу на доходы физических лиц и оплатить добровольно сумму налога в размере 13% от годового дохода.

Необходимо будет самостоятельно изучить следующую информацию:

• как правильно заполнять декларацию, когда и как ее сдавать;
• как правильно исчислить доход, какие расходы уменьшат налогооблагаемую сумму;
• как правильно фиксировать расходы.

Сотрудники налоговой инспекции вряд ли помогут вам в случае вашего обращения за консультацией, так как в их обязанности это не входит.

Понятие фриланса в нашей стране еще не развито, а также недостаточно регламентировано законодательно. Но эти пробелы скоро будут устранены, государственные органы доберутся и до этой категории налогоплательщиков. Рано или поздно такое случится, поскольку рынок труда фрилансеров становится все обширнее с каждым годом, налоги исправно платят единицы, в результате ощутимые суммы денежных средств не поступают в бюджет.

Как составить договор с клиентом?

Существует еще один вариант законной деятельности для фрилансера – заключение договора с заказчиком об оказании услуг, договора подряда или другого документа, максимально описывающего ваши отношения. Для фрилансера в таком документе есть впечатляющая выгода: заказчик становится вашим налоговым агентом и перечисляет за вас 13% налогов на доходы физического лица в бюджет, еще и платит взносы в страховые и пенсионный фонды. К тому же вы официально получаете заработок, а значит, можете запросить справку 2-НДФЛ у клиента. Это даст вам возможность  взять кредит или жилье в ипотеку, если появится такая необходимость. Не стоит забывать, что наличие договора с клиентом, где прописаны все виды вашего взаимодействия, цены, сроки, условия расторжения и неустойки, страхует вас от недобросовестности заказчика и помогает решить возникающие проблемы без обращения в суд. В случае спора вы можете ссылаться на заключенный договор. Документ дисциплинирует обе стороны.

Недостатки у этого варианта тоже имеются. Ваш контрагент может отказаться составлять и подписывать гражданско-правовой договор. Для вас выгодно переложить все на заказчика, а для него это дополнительная обременяющая обязанность в виде взносов, налогов и лишней отчетности.

Когда нужно регистрировать ИП?

Когда ваши доходы стали регулярными и составляют от 50 до 100 тыс. руб. ежемесячно, вы выполняете заказы самостоятельно, практически не привлекая других людей.

Преимущества:

• • официальный статус и снижение налоговой ставки при выборе 6-процентной упрощенной ставки налогообложения;
  • возможность официально работать с корпоративными клиентами в виде крупных компаний, которые могут перечислять денежные средства за ваши услуги на ваш расчетный счет в банке;

• можно просто выставлять счета за произведенные работы или оказанные услуги и не заключать договор;
• можно работать на всей территории России;
• не нужно арендовывать офис, место регистрации – ваш адрес;
• возможность вывода денежных средств в любой момент;
• процедура ликвидации не отнимет много времени.

Минусы ИП:

• нельзя заниматься некоторыми видами деятельности – ломбарды, туроператоры, инвестиционная, страховая деятельность, торговля алкоголем;
• необходимо платить обязательные страховые взносы независимо от того, ведется деятельность или нет;
• индивидуальный предприниматель отвечает всем своим имуществом, даже тем, которое было приобретено до открытия ИП;
• юридически сложно привлекать инвестиции при необходимости расширять бизнес.

Получается, что выбирать ИП можно в том случае, если у вас небольшой и несложный бизнес. Типичный пример – сдача в аренду принадлежащего вам жилья. В этом случае при открытии ИП вы снизите налогооблагаемую базу вдвое.