Как находить время на важные дела: 5 техник тайм-менеджмента

Что такое тайм-менеджмент

В буквальном переводе – «управление временем». Что означает – учет, распределение и планирование рабочего времени. Основная цель – максимальная эффективность труда.

Люди, работающие с учетом принципов тайм-менеджмента, успевают сделать за отведенный период больше других, у них остается время на отдых и развлечения.

Методика тайм-менеджмента состоит из нескольких частей:

• хронометраж;
• оптимизация труда;
• планирование;
• мотивация.

Оптимальное распределение времени помогает и в трудовой сфере, и в жизни. Люди, которые используют принципы тайм-менеджмента более здоровы и спокойны. Спешка и неумение закончить дела в срок – это стресс, а нервные потрясения негативно влияют на самочувствие и могут стать причиной разных болезней.

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

Как этому научиться

Рациональное планирование времени – это то, чему можно научиться. Далеко не все люди дисциплинированны от рождения, многим нужна помощь. Чтобы получить знания, можно записаться на тренинг или изучить информацию самостоятельно, используя книги и готовые курсы.

Пять техник тайм-менеджмента, которые работают

Разработано множество техник, которые помогают организовать управление временем. Каждый выбирает для себя вариант, выполнение которого дает лучший результат.

«Метод помидора»

Метод «помидора» в тайм-менеджменте – один из самых простых и результативных. Его автор Франческо Чирилло. Во время обучения в университете молодой человек столкнулся с тем, что он много занимается, но занятия при этом не приносят результатов. Проблема заключалась в том, что студент постоянно отвлекался на несущественные мелочи и не успевал выполнить основную работу.

Тогда Франческо придумал собственный оригинальный метод занятий. Ее суть заключалась в том, что в определенный период времени он интенсивно работает, а потом разрешает себе отдохнуть. Чтобы контролировать процесс, Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора.  Отсюда и название «техника помидора».

Цель «метода помидора» – правильная организация труда и отдыха. Усиленную работу необходимо чередовать с полной разгрузкой. Только так можно сосредоточиться на решении основных задач, не отвлекаясь на второстепенные.

Общее время работы называют «помидором» и делят на несколько отрезков продолжительностью 20-30 минут – кому как удобно. В этот период необходимо решать основные задачи и не думать ни о чем другом.

После завершения рабочего периода следует пятиминутный перерыв. Пройдя четыре таких цикла, можно дать себе паузу в 15 минут.

С таким подходом за 2-3 часа вы сможете выполнить объем работы, который при обычной организации занимает 6-7 часов. При этом вам не грозит переутомление, поскольку у вас есть время, чтобы отдохнуть. Для получения лучшего результата во время перерывов нужно проявить активность – сделать пару физических упражнений или выйти на балкон, чтобы подышать свежим воздухом.

«Съешьте лягушку»

«Метод лягушки» придумал Брайан Трейси. Автор методики предлагает своим последователям ежедневно «съедать лягушку» с утра, то есть делать в первую очередь дела, которые важны, но по каким-то причинам неприятны.

Большинство людей старается отложить решение задач, вызывающих негативные эмоции. В результате дела накапливаются и давят тяжелым грузом. Список занятий, которые можно сравнить с «лягушкой», у каждого свой. Для фрилансера это может быть уборка, а для офисного работника – написание отчета. Возможно вы замечали, что откладывая решение неприятной задачи, вы в итоге делаете его в спешке в последний момент.

Если же «съесть лягушку» на завтрак, то есть с самого утра выполнить неприятное дело, потом будет намного проще решить другие задачи.

Алгоритм поиска своей «лягушки»:

• составить список дел на день или на неделю – как удобнее;
• вычеркнуть из него все неважное;
• выбрать самую неприятную или раздражающую задачу и поставить ее в планах на первое место;
• если решение «дела-лягушки» требует времени, то его стоит раздробить на периоды продолжительностью 20-30 минут (вспоминаем «метод помидора»);
• заставить себя выполнить план.

Принцип такого подхода связан с психологическими реакциями человека. Если вы все же решились и «съели лягушку» с утра, то после этого наступает фаза эмоционального подъема. Методика не только проводит оптимальную расстановку приоритетов, но и делает вас счастливее.

Правило двух минут

Закон двух минут тайм-менеджмента утверждает: «Если дело можно сделать за две минуты, то сделайте его немедленно».

Ежедневно мы сталкиваемся с массой мелких задач, которые можно решить очень быстро, но из-за отсутствия организованности мы откладываем их. В результате накапливаются «завалы», на разгребание которых уходит очень много времени.

Пример: помыть чашку и тарелку можно очень быстро, а если складывать посуду в раковину весь день, то потом придется потратить время на уборку.

Далеко не все дела, которые нам не хочется делать, занимают две минуты. В этом случае преобразуйте технику в метод двухминутного старта. Для многих людей сложно бывает именно начать, а дальше процесс идет сам собой. Заставьте себя заниматься делом хотя бы две минуты подряд – когда начало положено, бросать уже не захочется.

Дедлайны

Дедлайн – это крайний срок выполнения какой-либо работы. Эти сроки можно условно разделить на мягкий и жесткий дедлайны. В первом варианте сроки вроде бы поджимают, но ничего критичного в невыполнении работы нет. Жесткий дедлайн – это настоящий стресс для человека. Он попадает в ситуацию, когда времени практически не остается, работу нужно срочно сдавать, а если сдать позже, то будут неприятности.

При использовании эффективного тайм-менеджмента о стрессах, связанных с дедлайнами, можно забыть. Система работает так:

1. Устанавливайте точные сроки. Если клиент не ставит ограничений по времени, то поставьте их себе сами. В противном случае дело грозит затянуться надолго.
2. Записывайте. Полезно иметь перед глазами график сдачи работ, особенно если сотрудничество идет с несколькими клиентами. При наличии расписания с точно установленными сроками можно правильно спланировать работу.
3. Дробите задачу. Если вы имеете дело с большим проектом, обязательно делите задачу на мелкие, назначайте промежуточные сроки выполнения каждой части.
4. Оставляйте время на корректировку. При сдаче проекта может оказаться, что какие-то моменты нужно исправить.
5. Выделите время на консультации. Допустим вам потребуется  задать уточняющие вопросы клиенту. Необходимо заранее знать в какие часы он будет на связи.При удаленной работе учитывайте разницу во времени.

Контроль времени

Люди, которые хотят применить навыки самоорганизации и более продуктивно работать, тщательно отслеживают затраченное время. Но забывают, что важно так же учитывать временной промежуток, потраченный без особой пользы.

Попробуйте какое-то время вести хронометраж. Возьмите блокнот и записывайте все дела, которыми занимаетесь в течение дня, с указанием количества минут. Этот способ поможет, если записывать действительно все с точностью до 5-10 минут. Фиксировать нужно каждое действие: рабочие моменты, перерывы, пока вы пьете чай, играете в компьютерные игры или просматриваете новые видео на YouTube.

Вести записи надо хотя бы в течение недели. После чего важно проанализировать собранную информацию. Так вы определите дела-хронофаги («пожиратели времени»).

Книги по теме

Изучение методов планирования и управления рабочим временем по книгам – доступный метод. Для самостоятельной работы будут полезны следующие материалы:

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Одна из самых популярных книг по личной эффективности. Она переведена на 30 языков. Книга разделена на три части. Сначала автор объясняет, почему времени вечно не хватает, и какие привычки можно назвать хронофагами. Во второй –приведены рекомендации по планированию, в третьей – читателей учат составлять списки задач.
2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». В книге дан ответ на основной вопрос – как все успевать. Автор показывает читателям на реальных примерах, как расставлять приоритеты при составлении списка задач.
3. Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Автор показывает читателям, насколько важно освободить свои дни от «пожирателей времени». Он предлагает методики для сокращения их количества. И хотя не все подойдут для обывателя, интересных рекомендаций будет немало.
4. Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности». Самый сложный для человека момент – это выход из уютной зоны комфорта. Но автор убедит вас, что сделать это необходимо, чтобы эффективно управлять своей жизнью.
5. Бриджид Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота». Эта книга написана специально для женщин, хотя многие советы автора будут полезны и мужчинам.